Offre d'emploi : Assistant de direction bilingue (F/H)

Votre mission principale à 80% : Gestion des agendas & accueil

• Assistanat pour 8 membres de l’équipe d’investissement.Sous la responsabilité de l'office manager, vous travaillerez en binôme avec une autre assistante de direction à compter du mois de Janvier 2027.Organiser et planifier de nombreuses réunions internes et externes, souvent complexes, urgentes et impliquant plusieurs fuseaux horaires, en utilisant l’outil Outlook.Suivre en permanence des agendas chargés et en constante évolution, sans se laisser déstabiliser par les demandes de dernière minute, en gérant de manière proactive les éventuels conflits d'horaires afin d'assurer une coordination fluide.Collaborer avec notre partenaire voyage pour organiser des déplacements complexes pour l'équipe et les conseillers de la société.Être à l'aise pour travailler avec des dirigeants de haut niveau afin de planifier de nombreuses réunions de conseil d'administration.Organiser des conférences téléphoniques, des réunions en présentiel et des événements d'équipe.Assurer l’accueil téléphonique (standard, faible volume d’appel)Assurer l’accueil physique de visiteurs locaux & internationauxRassembler et distribuer de manière proactive les documents en amont des réunions.Réserver des déjeuners et dîners à l'extérieur en veillant au respect des standards professionnels requis.Veiller à ce que les contacts des équipes de transaction soient enregistrés rapidement et avec précision dans notre outil DNA.Accueil téléphonique & physiqueDécrocher les appels et transmettre les informations importantes/filtrer les appels téléphoniquesAccueillir une clientèle française ou internationaleAssurer la lecture du courrier et des e-mails et les classer par ordre de prioritéDispatcher le courrier du jourTravailler en coordination étroite avec les autres assistantes, et sous l’autorité de l’Office ManagerGestion des notes de fraisLes notes de frais doivent être complétées via le système de gestion des dépenses ConcurSoumission régulière au service financier, de manière ponctuelle et efficaceTraiter les demandes relatives aux comptes/dépenses le cas échéant, ou les orienter vers la ou les personnes compétentes si nécessaireSupport d'équipeAssurer le remplacement des autres assistantes de direction en cas d'absence.Prendre en charge les membres supplémentaires des équipes de transaction lorsque des collègues sont absents du bureau.Bonne capacité à gérer une charge de travail en constante évolution et des priorités changeantes, notamment lors des remplacements.Participer aux services généraux avec l’Office Manager telles que les prises de commandes pour le bureau de fournitures et consommables et vérifier la conformité des livraisonsSalaire brut annuel : 40-45k€ brut hors prime annuellePrime annuelle discrétionnaire mais garantie : minimum équivalente à un salaire brut mensuel (prorata la 1ère année selon la date d’arrivée dans l’entreprise)Avantages en nature : Tickets restaurant 14€ (50% pris en charge par l’employeur), titre de transport remboursé à 50%, prise en charge budget fitness à hauteur de 900€ par an + autres avantages listés dans la charte interne des salariés

Expérience récente -> Assistant(e) de direction expérimenté(e) avec une expérience dans le capital-investissement sur un poste similaire, sinon une banque d'investissement ou dans le conseil en stratégie dans une structure international. Niveau d’anglais -> Très courant/fluide C1 ou C2 exigé

Outlook & autres logiciels -> Solide maîtrise des logiciels informatiques tels que Word, Excel, PowerPoint ; expérience dans l'utilisation de divers systèmes, notamment les bases de données du personnel, les systèmes de suivi des candidatures et les systèmes d'intégration des nouveaux collaborateurs. Expérience avérée de travail dans un environnement dynamique et sous pression, avec courtoisie et discernement. Capacité à hiérarchiser les priorités et à mener plusieurs tâches de front pour un travail efficace et productif, y compris la gestion des attentes de multiples parties prenantes. Bonne compréhension de l'activité et de l'ensemble des projets en cours afin d'assurer un accompagnement proactif et opérationnel. Il/elle doit être organisé(e) et savoir trier les informations par ordre de priorité. Il est également essentiel qu’il/elle maîtrise la langue anglaise pour toutes les interactions, niveau parfaitement bilingue, mais langue maternelle non requise.